Da città operosa a città degli eventi, Milano è la business city italiana per eccellenza: la mecca per business community della moda e della finanza, del design e dell’architettura, ma anche artigianato e industria, editoria e televisione, arte e alta cucina.
Secondo i dati riportati da un articolo del Sole24ore, nel 2022 la città meneghina si è posizionata al terzo posto in Europa e al diciottesimo posto a livello mondiale per fiere ed eventi business. Pare siano state organizzate oltre 1000 fiere e 303.600 eventi.
In sostanza, un evento aziendale è un momento di incontro che crea interesse intorno all’azienda e fa toccare con mano i suoi valori e la sua personalità, cioè porta partner, dipendenti, influencer e clienti più vicini al brand.
Ma, da dove iniziare per organizzare un evento aziendale a Milano?
Leggi l’articolo e scopri i consigli di Spazio IlluMI.
Cosa sono gli eventi corporate e perché sono importanti per l’azienda
Per costruire un’immagine prestigiosa e autorevole, affermarsi all’interno della business community di riferimento e guidare la percezione che gli stakeholder hanno dell’azienda, quest’ultima deve creare iniziative che generino visibilità positiva per il brand e ne accrescano la reputazione.
Una sfida ambiziosa che può essere vinta anche grazie a eventi corporate di successo.
Gli eventi corporate sono tutti quegli eventi business to business che le aziende realizzano per i dipendenti, i collaboratori esterni e gli stakeholder dell’azienda.
A seconda dell’evento, gli obiettivi possono variare ma il purpose che li unisce tutti è generare appartenenza al brand aziendale.
Come organizzare un evento in azienda e a cosa servono gli eventi aziendali
La produttività di un’azienda è il frutto di un mix di competenze, organizzazione, pianificazione e spirito di squadra. Gli eventi aziendali sono fondamentali per fare team building: un team unito, ben coordinato che si riconosce nei valori aziendali può fare davvero la differenza.
Ecco perché è fondamentale organizzare eventi aziendali, capaci di mettere al centro della brand experience le persone: dipendenti, collaboratori esterni, stakeholder, prima ancora dei consumer. Perché è nel senso di appartenenza del proprio capitale umano che risiede la forza di un’azienda.
L’organizzazione di eventi aziendali richiede tempo, ma soprattutto un’attenta pianificazione. Scopriamo quali sono gli step fondamentali:
- Definire gli obiettivi e il budget. Primi gli uni, poi l’altro. Come si fa a definire il budget se non si ha idea di ciò che si vuole ottenere e di come?
- Focalizzare il proprio target. Il fine di ogni evento – e quelli corporate non fanno eccezione – è di colpire nel segno, farsi ricordare costruendo una reputazione positiva. Il primo passo per farlo è sapere a chi si sta parlando, conoscere le sue esigenze, i suoi bisogni, le sue emozioni.
- Delineare il concept, disegnando un evento coinvolgente puntando su creatività, innovazione e tecnologia. Per organizzare un evento aziendale esclusivo, le aspettative non vanno appagate, ma superate.
- Scegliere la location. Avere una sede aziendale adatta ad ogni tipo di evento non è così comune, è anzi molto raro. Ecco che individuare una location esterna gioca un ruolo fondamentale.
- Stilare il programma e una timeline dettagliata dell’evento. Mettere a punto il programma e avere ben chiara la timeline è indispensabileper scandire il ritmo dell’evento. L’obiettivo? Mantenere vivi interesse e attenzione.
- Definire un team di addetti ai lavori. Ogni elemento del team deve ricoprire un ruolo specifico: accoglienza ospiti, catering, comunicazione, gestione tecnica degli impianti audio e video, supervisione generale.
- Promuovere l’evento. Per ottenere visibilità e riscontro, è necessario accrescere l’autorevolezza dell’evento, creare attesa. Durante l’organizzazione di un evento aziendale è impensabile trascurare tutta la comunicazione in genere così come la promozione crossmediale dell’evento stesso.
Quali sono gli eventi aziendali?
Beauty, fashion, IT, editoria o finanza poco importa, qualsiasi sia l’ambito aziendale e il settore merceologico, gli eventi costituiscono un’opportunità unica per consolidare il rapporto con i dipendenti e rafforzare la reputazione del brand agli occhi dei partner e dei clienti.
Ogni tipologia di evento aziendale ha una finalità specifica. Scopriamole:
- Lancio prodotto. I lanci prodotto sono eventi concepiti per svelare per la prima volta al mercato un nuovo prodotto, creando un’esperienza memorabile che consenta al pubblico di instaurare un legame con il brand. Sono soliti prendere parte a questo tipo di eventi addetti stampa, influencer, blogger, partner.
- Conferenza stampa e press day. Eventi dedicati esclusivamente alla stampa e a tutti gli addetti ai lavori nel campo dei media e della comunicazione: giornalisti, blogger e opinion leader. L’obiettivo è creare interesse e curiosità attorno a ciò che si sta presentando.
- Formazione. Corsi e workshop rappresentano un valore aggiunto sia per i dipendenti che per le aziende. I dipendenti accrescono le proprie competenze e fortificano lo spirito di squadra, mentre l’azienda incrementa la propria competitività mantenendo alti i livelli di innovazione.
- Riunioni. Possono coinvolgere vertici dell’azienda e clienti, consulenti, partner esterni o team interni all’azienda. La riunione rimane uno degli strumenti strategici più efficaci per prendere decisioni, prevenire problemi in azienda e, perché no, concludere affari.
- Cene aziendali. Le cene aziendali rappresentano delle ottime occasioni di team building favorendo la conoscenza e l’interazione tra colleghi in un contesto più rilassato e meno formale.
- Colazioni d’affari. Invitare clienti o partner a una colazione gourmet è un modo originale ed efficace per concludere affari. Le colazioni d’affari prevedono la partecipazione di un numero limitato di persone e una cura minuziosa dei dettagli.
Chi organizza eventi a Milano?
Molte aziende consolidate così come giovani start up ogni anno investono nell’organizzazione di eventi corporate a Milano. Dal lancio prodotto alla conferenza stampa, dalla formazione alle cene aziendali, ogni evento richiede pianificazione e massima cura.
Le aziende possono rivolgersi alle agenzie di event management presenti sul territorio specializzate in ambito corporate, scegliendo quella più adatta alle proprie esigenze.
Anche se ci sono degli standard che accomunano le migliori agenzie – ottimizzazione del budget, selezione della location, fornitura di attrezzature tecniche e multimediali, logistica, catering ecc. – ogni agenzia interpreta la realizzazione di ogni evento in modo diverso, con un proprio stile.
Le aziende che, invece, desiderano partecipare attivamente nell’organizzazione dei propri eventi aziendali possono rivolgersi a location esclusive come Spazio IlluMI che accompagnano i propri clienti nella realizzazione di eventi – grazie a una profonda conoscenza del mercato e un valido portfolio di fornitori accuratamente selezionati – in maniera completa e flessibile.
Dove organizzare eventi aziendali a Milano
Le aziende hanno l’imbarazzo della scelta tra:
- sale meeting attrezzatissime
- location esclusive per eventi
- hotel congressuali
- sale e spazi polifunzionali presenti in città.
Ma individuare uno spazio per eventi aziendali a Milano che incontri i gusti degli ospiti, oltre ad essere elegante e confortevole, può diventare complicato. Ci sono, però, 5 elementi da valutare per scegliere la location perfetta per il tuo evento business:
- La posizione. La location ideale ha una posizione strategica, cioè è facilmente raggiungibile dai mezzi pubblici e privati.
- La capienza. È importante valutare le dimensioni della sala e la capienza per il numero di ospiti previsti, ai quali assicurare una permanenza confortevole durante l’evento.
- Stile della location e atmosfera. Lo stile della location – sia per gli spazi indoor che outdoor – e l’atmosfera che si respira dovrebbe adattarsi all’anima del tuo brand.
- Attrezzatura tecnica e multimediale. La presenza in loco di attrezzature tecniche e multimediali, nonché la possibilità di ricevere il supporto di un tecnico costituisce senza dubbio un plus.
- Luce naturale e light design. Nel caso di riunioni, corsi di formazione e workshop, colazioni d’affari, scegliere sale dotate di fonti di luce naturale è sicuramente la soluzione migliore: la luce naturale concorre a mantenere viva l’attenzione degli ospiti oltre a rendere l’ambiente più accogliente. Il light design, poi, permette di creare un’atmosfera più particolare in eventi come cocktail o cene aziendali.
Conclusioni
La scelta della location è un passo decisivo nella pianificazione e nell’organizzazione di eventi aziendali a Milano. L’ambientazione giusta contribuisce fortemente a creare un’esperienza memorabile per i partecipanti.
Ora che hai tutte le informazioni utili per organizzare al meglio il tuo prossimo evento corporate, lasciati ispirare dalla location esclusiva Spazio IlluMI a pochi passi dal Duomo di Milano.
