Hai scelto il tema, la location, la data, il catering, persino il menù, manca solo l’invito per la cena aziendale.
L’invito alla cena aziendale è il biglietto da visita dell’evento. Deve essere pertanto chiaro, esaustivo, ma anche accattivante. L’obiettivo in fondo è far sì che tutti partecipino.
Se ti stai chiedendo come scriverne uno davvero efficace, sei nel posto giusto.
Continua a leggere e lasciati guidare dai consigli di IlluMi.
Cosa leggerai in questo articolo?
- Come scrivere un invito per una cena aziendale
- Che tono utilizzare e cosa scrivere nell’invito alla cena aziendale
- Quando e come inviare l’invito per la cena aziendale
- Tipologie di invito per cena aziendale con esempi
- L’invito per aperitivo aziendale e quello per il meeting
- Conclusioni
Come scrivere un invito per una cena aziendale
La cena aziendale è uno strumento di team building – aiuta di fatto a rafforzare lo spirito di squadra e il senso di appartenenza all’azienda – ma anche una preziosa occasione per introdurre nuove risorse nel team, presentare nuovi prodotti, celebrare i successi raggiunti o discutere di progetti futuri.
La chiave per il suo successo è far sentire gli ospiti importanti, partendo dall’invito alla cena aziendale fino alla gestione di quest’ultima.
Vediamo dunque insieme quali sono i passaggi principali per scrivere un invito formale a una cena aziendale che funzioni:
- Assicurati che la data e la location siano confermate. La comunicazione dovrà essere definitiva e non soggetta a continue modifiche o rinvii.
- Raccogli tutti i dati e le informazioni necessarie utili agli invitati, siano essi colleghi, fornitori, clienti e stakeholder.
- Stabilisci in primis una struttura dell’invito, creando una scaletta (ad esempio: introduzione, invito, informazioni principali, dettagli aggiuntivi, richiesta di conferma di partecipazione, saluti).
- Comunica ai tuoi ospiti i motivi che ti hanno spinto a organizzare la cena.
- Se hai scelto un tema particolare per la cena, non dimenticarti di scriverlo nell’invito.
- Cerca di scrivere in modo accattivante, ma allo stesso tempo esaustivo e conciso. Il fine è informare invogliando alla partecipazione.
- Cura la grafica. Quest’ultima dovrebbe evocare il tema e l’atmosfera dell’evento. Se in azienda non vi è un grafico o un ufficio comunicazione, può attingere a strumenti online, come ad esempio Canva.
- Infine, occhio agli errori di battitura e di impaginazione. È consigliabile stampare la bozza su carta, verificare che tutto sia a posto prima di procedere all’invio o alla stampa dell’invito.
Che tono utilizzare e cosa scrivere nell’invito alla cena aziendale
La scelta del tono da utilizzare nell’invito alla cena aziendale dipende principalmente da due fattori: la tipologia di evento e l’identità dell’azienda.
Ad esempio, se si sta organizzando una cena aziendale di gala di grandi dimensioni che coinvolge dipendenti, clienti, stakeholder di una multinazionale, l’invito avrà un tono formale e ufficiale.
Diversamente, in occasione di una cena aziendale intima per un team giovane di una piccola start up, l’invito potrà avere un tono più confidenziale e magari divertente.
In poche parole, non vi è un tono univoco. L’invito deve rappresentare lo spirito dell’evento ed evocarne lo stile.
Oltre a porre attenzione al tono di voce, è importante inserire nell’invito alla cena aziendale tutte le informazioni indispensabili per gli ospiti, ovvero:
- luogo e data della cena;
- orario dell’evento;
- tipologia di evento (cena placée, in piedi, a buffet) ed eventuale tema scelto;
- eventuali istruzioni per raggiungere la location (treno, metro, bus, parcheggio riservato per chi arriva in auto);
- dress code per la cena (business casual, black tie, white tie, a tema);
- istruzioni per la conferma di partecipazione (RSPV, letteralmente “Répondez s’il vous plaît”, “si prega di rispondere”) e per la comunicazione di eventuali intolleranze e/o allergie.
Quando e come inviare l’invito per la cena aziendale
Essere tempestivi nell’invio dell’invito alla cena aziendale è essenziale. È utile per farsi un’idea del numero di partecipanti, per dare il tempo a questi ultimi di organizzarsi, ma anche per programmare eventuali modifiche al menù in base alle esigenze di ospiti vegani o intolleranti.
Dunque, quando inviarlo? Il nostro consiglio è almeno 2-3 settimane prima.
L’invito cartaceo ha sempre il suo fascino e costituisce anche un gadget ricordo della serata, soprattutto per le cene di gala. Ma, se il numero degli invitati è considerevole costituisce una voce di spesa sostanziosa, oltre al fatto che ci si espone al rischio di incorrere in ritardi nella consegna.
L’e-mail, invece, è il mezzo più immediato e ha i suoi vantaggi. Non avendo il limite della stampa su carta, possiamo aggiungere qualche dettaglio in più (senza diventare prolissi) attraverso l’inserimento di un Qr code o un collegamento a una landing page riservata alla serata, così come dare la possibilità agli ospiti di confermare la loro partecipazione compilando un form o rispondendo semplicemente all’e-mail.
Ovviamente anche in formato digitale, si curerà il contenuto, la forma, il tono di voce e la grafica.
Tipologie di invito per cena aziendale con esempi
Abbiamo visto nei paragrafi precedenti quanto sia importante adattare il linguaggio, lo stile e il tono di voce dell’invito alla tipologia di cena aziendale.
Vediamo ora degli esempi concreti.
- Invito cena aziendale informale
Nel caso di un invito a una cena aziendale informale, rivolta a dipendenti e collaboratori interni, si potrà utilizzare un linguaggio ironico e divertente. Quest’ultimo, insieme alla grafica, dovrà evocare l’atmosfera e il tema della serata.
Un invito del genere può essere declinato sia nella versione cartacea che digitale ed essere inviato via mail.
- Invito formale cena aziendale
In un invito formale a una cena aziendale, si eviterà il “tu” preferendo il “lei; il linguaggio sarà più solenne, la grafica pulita ed elegante.
Come nell’esempio precedente, è possibile inviare l’invito via e-mail o via posta. Per una cena formale, una serata di gala, è consigliabile optare per un invito cartaceo magari stampato su una carta pregiata.
- Invito cena aziendale via mail
Ci sono poi occasioni che non sono prettamente confidenziali né estremamente formali nelle quali si può scegliere di inviare l’invito via mail. Questa modalità consente di fornire qualche informazione in più in merito ai motivi che hanno spinto all’organizzazione dell’evento.
Ecco un esempio:
Gentile Ludovica,
grazie all’impegno e alla dedizione di tutto lo staff di cui fa parte, abbiamo raggiunto gli obiettivi prefissati per questo 2024. A questo link, può trovare i dati relativi alle performance del suo team.
Consideriamo l’azienda un’unica grande squadra. Per questo desideriamo celebrare questo traguardo e dimostrarle tutta la nostra gratitudine invitandola alla cena di fine anno.
In questa importante occasione, il nostro Presidente terrà un discorso illustrando le prospettive di crescita della nostra azienda e premiando i dipendenti per la loro produttività.
La cena si svolgerà il giorno 6 dicembre alle ore 20:30 presso Spazio IlluMi, via Giuseppe Mazzini, 12 Milano (clicchi qui per visualizzare da Google Maps la posizione della location).
Per consentire a tutti gli ospiti di godere appieno della cena, la invitiamo a segnalare eventuali allergie o intolleranze al nostro ufficio, mandando un’e-mail all’indirizzo info@hrdepartment.it
Dress code: Business casual
La invitiamo a darci conferma della sua partecipazione, compilando il form di registrazione.
Non vediamo l’ora di festeggiare con lei!
Cari saluti,
Anna Raineri
Hr Manager
L’invito per aperitivo aziendale e quello per il meeting
Tutti gli eventi aziendali dovrebbero essere ben organizzati e comunicati, per assicurarsi che ci sia un’ampia partecipazione. Tra le tipologie di eventi, l’aperitivo aziendale e il meeting aziendale costituiscono delle valide alternative per coinvolgere i propri dipendenti.
Se stai organizzando un evento interno all’azienda per festeggiare un obiettivo raggiunto o per dare il benvenuto a un nuova collega, un aperitivo aziendale in rooftop è la soluzione ideale per creare un’atmosfera rilassante e accogliente.
Come per ogni evento, l’invito è essenziale. Vediamone un esempio:
Caro Andrea,
l’ufficio marketing accoglierà a breve una nuova risorsa che si occuperà di web e graphic design, rafforzando la competitività del team.
Cogliamo l’occasione per invitarti ad un aperitivo aziendale in rooftop per dare il benvenuto alla nostra collega Martina Lombardi e condividere un momento di relax fuori dal contesto aziendale.
Ti aspettiamo il giorno 5 aprile alle 18:00 presso Spazio IlluMi, via Giuseppe Mazzini, 12 Milano.
No dress code! Inquadrando il Qr code in calce a questa mail, troverai le info per raggiungere la location dall’ufficio.
Ti chiediamo gentilmente di confermare la tua presenza rispondendo a questa e-mail entro il 29 marzo.
Alberto Bresciani
Hr Manager
Un meeting aziendale, invece, può essere incentrato sulla formazione dei dipendenti, sull’aggiornamento tra soci o, ancora, sul lancio di un nuovo prodotto sul mercato.
Tutte le aziende, a prescindere dalle dimensioni, si sono trovate almeno una volta a dover organizzare un meeting. Dopo aver stilato il programma, essersi occupati dell’affitto della sala meeting aziendale, è necessario redigere un invito che comunichi tutte le informazioni più importanti ai partecipanti.
Anche in questo caso l’invio tramite e-mail dell’invito costituisce la modalità più immediata e funzionale.
Vediamo un esempio di invito per meeting via email:
Cari colleghi,
la Book Service S.r.l è lieta di invitarvi al meeting aziendale che si terrà presso Spazio IlluMi, via Giuseppe Mazzini, 12 Milano il giorno 25 marzo 2024 a partire dalle ore 9:00.
Durante la mattinata di formazione, verranno illustrate le funzionalità del sistema CRM di prossima adozione. Dopo un lunch break, nel pomeriggio sarete coinvolti in attività di team building con i vostri team leader.
A conclusione della giornata, condivideremo un momento di puro svago con un aperitivo sul garden rooftop di Spazio IlluMi.
Potete trovare il programma dettagliato a questo link.
La location è facilmente raggiungibile dall’ufficio con i mezzi pubblici, e vi è la possibilità di riservare il parcheggio per chi viaggia in auto.
La partecipazione è vivamente consigliata. Vi invitiamo a rispondere a questa mail confermando la vostra presenza e comunicando eventuali intolleranze al fine di predisporre un lunch break che possa soddisfare tutti.
Cordiali saluti,
Valentina Cazzaniga
Customer Care Manager
Conclusioni
La scelta della location influisce fortemente sulla riuscita di un evento aziendale.
Spazio IlluMi, con i suoi interni raffinati, le ampie vetrate che lasciano entrare una meravigliosa luce naturale, la cucina professionale con isola, i balconi e le terrazze finemente arredate, il suo rooftop dal quale si può godere di panorama mozzafiato sui tetti di Piazza Duomo, costituisce l’ambiente perfetto per meeting, cene e aperitivi aziendali.
L’Attico, in particolare, si contraddistingue per la sua versatilità: grazie alla ricercatezza dei materiali, alle cromie neutre ed eleganti, agli arredi modulabili si adatta perfettamente a ogni tipo di evento.
Scopri questa location esclusiva per eventi aziendali a Milano, a pochi passi dalla cattedrale gotica più grande del mondo. Scorri la gallery e lasciati conquistare.
