Negli ultimi anni, la sostenibilità è uscita dai report di bilancio per entrare prepotentemente nella vita quotidiana delle imprese. Non si tratta più solo di ottimizzare la produzione o gli uffici: oggi, anche una convention, un lancio prodotto o una celebrazione interna devono riflettere i valori di responsabilità ambientale del brand. Progettare eventi aziendali a basso impatto non è più un vezzo per pochi visionari, ma un tassello concreto della strategia ESG (Environmental, Social, and Governance).
Organizzare un evento “green” significa ripensare l’intero percorso, dalla scelta della location alla gestione del catering, fino alla mobilità dei partecipanti. Non è necessario raggiungere la perfezione immediata; il segreto sta nell’impostare un metodo coerente che migliori appuntamento dopo appuntamento.
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- Misurare il successo
Perché il “green” conviene (anche al business)
Spesso si teme che un evento sostenibile costi di più. In realtà, l’adozione di buone pratiche porta a risparmi misurabili nel medio periodo, con tagli ai costi che possono oscillare tra il 20% e il 30%. La riduzione degli sprechi alimentari, la digitalizzazione dei materiali e l’ottimizzazione della logistica non fanno bene solo al pianeta, ma anche al budget aziendale.
Oltre al risparmio, c’è un enorme valore reputazionale. Un evento progettato secondo criteri responsabili rafforza la credibilità degli impegni ambientali dell’azienda, trasformando concetti astratti come la “carbon footprint” in esperienze concrete per dipendenti e partner. È un modo per creare cultura aziendale, permettendo a ogni partecipante di contribuire con gesti semplici, come il refill dell’acqua o la corretta raccolta differenziata.
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La pianificazione: partire dagli obiettivi, non dalla logistica
La sostenibilità non si aggiunge “alla fine” come un adesivo sulla brochure; deve essere il cuore della progettazione. Prima ancora di contattare una location, è fondamentale definire pochi obiettivi chiari e misurabili. Potreste decidere, ad esempio, di eliminare completamente la plastica monouso o di garantire che il 70% del menu sia composto da prodotti locali.
Questo processo richiede il coinvolgimento precoce di tutti gli stakeholder. Dal marketing al procurement, fino ai fornitori esterni, tutti devono essere allineati sui requisiti green. Inserire criteri di sostenibilità nelle richieste d’offerta (RfP) a catering e allestitori è il modo più efficace per garantire che la visione si traduca in realtà.
Location e mobilità: le scelte che pesano di più
Il luogo fisico dell’evento determina gran parte della sua impronta ambientale. Nella scelta della sede, oltre alla capienza, è bene premiare strutture che vantano certificazioni come LEED o BREEAM, o che utilizzano energia da fonti rinnovabili. Tuttavia, l’impatto maggiore è quasi sempre legato ai trasporti.
Per ridurre le emissioni, la strategia migliore è scegliere città e spazi facilmente raggiungibili in treno, incentivando il car pooling o mettendo a disposizione navette elettriche. In molti casi, l’opzione più sostenibile è il format ibrido: permettere la partecipazione da remoto per i segmenti più informativi dell’evento riduce drasticamente i voli a lungo raggio e gli spostamenti non necessari, senza sacrificare la qualità dei contenuti.
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Catering e allestimenti: dal monouso alla circolarità
Il cibo è l’elemento più visibile e commentato di ogni evento. Un catering responsabile predilige materie prime di stagione e filiere corte, riducendo le emissioni legate al trasporto. Una scelta vincente è quella di proporre menu a forte prevalenza vegetale, che hanno un’impronta idrica e di carbonio molto più bassa rispetto ai piatti a base di carne. Fondamentale è anche il piano anti-spreco: concordare in anticipo la donazione delle eccedenze alimentari a enti caritativi trasforma un potenziale rifiuto in una risorsa per la comunità.
Per quanto riguarda ciò che “si vede e si tocca”, la parola chiave è riutilizzo. Gli allestimenti dovrebbero essere modulari e noleggiati, evitando materiali in PVC o polistirolo a favore di legno certificato, tessuti naturali e piante vere che possono essere reimpiegate o donate. Anche la carta può essere quasi totalmente eliminata: inviti, mappe e materiali formativi possono vivere comodamente su app o hub digitali accessibili tramite QR code.
Come scegliere la location giusta a Milano in base al numero di ospiti
Questo articolo ti guida tra spazi raccolti, location per 50 o 100 persone, fino a luoghi pensati per grandi eventi, con uno sguardo attento anche alle nuove esigenze ibride (phygital), ai servizi inclusi, e alla distribuzione tra centro e periferia. Perché una scelta efficace non è solo una questione di metri quadrati, ma di visione.
Comunicazione e misurazione: far vivere l’impegno
Un evento green ha un grande potenziale educativo. La comunicazione non deve limitarsi a “dire” che l’evento è sostenibile, ma deve mostrare il “come”. Raccontare ai partecipanti, prima del loro arrivo, che non troveranno bottigliette di plastica ma water station, o mostrare su uno schermo quanti chilometri sono stati risparmiati grazie ai trasporti collettivi, crea un senso di partecipazione attiva.
Al termine dell’evento, è fondamentale misurare i risultati. Quanti rifiuti sono stati avviati al riciclo? Quanta plastica è stata evitata? Questi dati non servono solo a migliorare l’evento successivo, ma possono confluire direttamente nel bilancio di sostenibilità aziendale, dimostrando che ogni celebrazione può essere, a suo modo, un motore di cambiamento positivo.
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