Durante la pandemia, gli eventi ibridi hanno costituito una valida alternativa a quelli tradizionali – totalmente in presenza – e hanno permesso di continuare a incontrarsi e fare networking tutelando la salute di tutti. Ad oggi, nonostante siamo ritornati alla normalità, l’evento ibrido è diventato un format innovativo a tutti gli effetti. Tra tecnologia e personalizzazione, costituisce una scelta vantaggiosa per le aziende: gli eventi ibridi hanno un altissimo potere di engagement perché mescolano universo digitale e realtà fisica.
Leggi l’articolo e scopri di più sugli eventi ibridi per aziende a Milano.
Cosa leggerai in questo articolo?
- Cosa è un evento ibrido per aziende
- Come si organizza un evento ibrido per aziende a Milano
- Vantaggi di un evento ibrido per aziende a Milano
- L’importanza della piattaforma negli eventi ibridi per aziende
- L’importanza della location negli eventi ibridi per aziende a Milano
- Conclusioni
Cosa è un evento ibrido per aziende
Gli eventi ibridi combinano elementi caratterizzanti degli eventi digitali, come flessibilità e praticità, e di quelli offline, come energia, condivisione e connessione. Rappresentano di fatto la combo perfetta tra le due tipologie di evento.
Gli eventi ibridi semplificano la logistica degli ospiti – i quali possono partecipare all’evento in persona o da remoto, a seconda della loro posizione geografica o preferenza – ma garantiscono lo stesso un alto grado di coinvolgimento grazie a presentazioni dal vivo e in streaming, sessioni di networking, sondaggi interattivi per monitorare il gradimento del pubblico, e molto altro.
Alcuni esempi di eventi ibridi includono: workshop e formazione, conferenze, fiere, meeting aziendali, lanci prodotto in cui la componente fisica si integra perfettamente con quella digitale.
Come si organizza un evento ibrido per aziende a Milano
Come per tutti gli eventi, anche quelli ibridi necessitano di un’organizzazione impeccabile.
Ecco i passaggi indispensabili per organizzare un evento ibrido di successo:
- Fissare gli obiettivi. Definire gli obiettivi dell’evento (es. brand awareness, promozione di prodotti, networking e relazione, sviluppo di competenze professionali) prima di iniziare a pianificarlo è utile per ottimizzare risorse e tempi, oltre che il risultato.
- Stabilire il budget. Considerare in anticipo tutte le possibili voci di costo (location, catering, piattaforma, tecnologie, promozione) contribuisce a massimizzare il ritorno sull’investimento.
- Stilare un programma coinvolgente. Definire nei minimi dettagli il programma è fondamentale. Assicurati che preveda la giusta combinazione tra momenti dal vivo e sessioni interattive fruibili anche online.
- Scegliere la location. Lo spazio fisico in cui si svolge l’evento dovrà essere in ogni caso impeccabile, oltre che funzionale.
- Individuare la piattaforma più adatta. Ci sono molte piattaforme disponibili. Scegliere quella dotata delle funzionalità più adatte al tuo evento ti faciliterà nel raggiungimento dei tuoi obiettivi.
- Comunicare e promuovere l’evento. Social media, blog post, e-mail marketing… le strategie possono essere varie, il fine unico: raggiungere il pubblico in target e promuovere la partecipazione all’evento.
- Studiare i dati e i risultati ottenuti. Al termine dell’evento, è importante analizzare i dati sulla partecipazione e sul comportamento del pubblico e valutare i risultati ottenuti.
Vantaggi di un evento ibrido per aziende a Milano
Molte aziende a Milano hanno fatto proprio il format dell’evento ibrido, cogliendone le enormi potenzialità.
Ecco 5 vantaggi degli eventi ibridi:
1. accessibilità globale e visibilità: gli eventi ibridi permettono di raggiungere un pubblico potenzialmente infinito e globale, e massimizzano la visibilità del brand sfruttando i canali digitali e social.
2. flessibilità: gli eventi ibridi offrono una maggiore flessibilità in quanto gli ospiti possono scegliere di partecipare in persona o online, oppure accedere ai contenuti registrati in differita.
3. engagament: gli eventi ibridi sfruttano la tecnologia per garantire un’esperienza coinvolgente e immersiva, incoraggiando la partecipazione attiva di tutti gli ospiti in presenza e da remoto.
4. sostenibilità: gli eventi ibridi sono eco sostenibili, in quanto permettono di gestire parte dell’organizzazione e della produzione dell’evento in modalità digitale, riducendo tra gli altri lo spreco di carta. Inoltre, la partecipazione da remoto implica minori spostamenti aerei, riducendo così (anche se indirettamente) le emissioni di Co2.
5. analisi dei dati: per partecipare da remoto a un evento ibrido è necessario iscriversi e rilasciare i propri dati. Questi ultimi sono preziosi in quanto aiutano a comprendere meglio il pubblico e a migliorare le strategie di marketing aziendale.
L’importanza della piattaforma negli eventi ibridi per aziende
Scegliere la giusta piattaforma tecnologica per un evento ibrido è cruciale per garantire un’esperienza fluida per i tutti partecipanti, sia in presenza che a distanza.
La piattaforma ideale dovrebbe offrire una serie di funzionalità, tra cui la trasmissione in streaming ad alta risoluzione e la possibilità di registrare l’evento (per chi parteciperà in differita). Costituisce un plus l’integrazione con altri strumenti e servizi, come una suite per il controllo degli accessi e delle registrazioni online; software per la visualizzazione di contributi pdf, audio e video; la creazione di un’area espositiva virtuale (ad esempio per il lancio sul mercato di un nuovo prodotto); e infine applicativi interattivi come live chat e Q&A che garantiscono un maggiore coinvolgimento.
L’importanza della location negli eventi ibridi per aziende a Milano
Negli eventi ibridi la maggior parte dei partecipanti vive l’evento da remoto, ciò si traduce con la necessità di curare ancor di più l’essenzialità e la pulizia degli ambienti: chi segue l’evento dal proprio smartphone, tablet o pc deve percepire con chiarezza lo spazio in cui l’evento si svolge.
Pertanto, come per ogni evento, la location va scelta tenendo conto dell’obiettivo dell’evento e delle esigenze dei partecipanti.
La location ideale dovrebbe offrire spazi flessibili per ospitare gli incontri in presenza e luminosi per consentire riprese di qualità, oltre a garantire un’ottima connettività internet per la trasmissione in streaming, un sistema audio impeccabile e l’accesso alle tecnologie necessarie.
Infine, optare per una location dotata di attrezzature tecnologie multimediali proprie costituisce senza dubbio un vantaggio.
Conclusioni
In conclusione, con una pianificazione adeguata che includa l’uso di tecnologie avanzate, la scelta di una location funzionale e la presenza di un team tecnico che possa essere di supporto in tutte le fasi della realizzazione dell’evento, gli eventi ibridi rappresentano un’opportunità per le aziende di coinvolgere un pubblico più ampio.
Combinare più elementi – non esclusivamente online e offline – nello stesso evento costituisce spesso una scelta vincente.
Spazio IlluMi ha accolto nel tempo numerosi eventi ibridi strutturati in diversi momenti di condivisione: meeting seguito da pranzo aziendale; lancio prodotto e aperitivo; team building con showcooking.
Evento ibrido (team building e show cooking) organizzato a Spazio IlluMi per un’azienda del settore Moda.
Spazio IlluMi è una location per eventi super versatile. L’ampio Attico, inondato di luce naturale e arredato con elementi di design flessibili e modulari, si presta a diversi tipi di allestimento ed eventi ibridi e tradizionali, compresi cene e meeting aziendali.
La location è dotata di ogni comfort e di una attrezzatura tecnica-multimediale all’avanguardia che consente di gestire ogni evento senza intoppi, e che include tra l’altro un sistema Wi-Fi in fibra ottica 1 Gigabit a copertura totale (attico e rooftop), 12 postazioni di rete, 3 monitor professionali Sony, un player video per digital signage, un sistema audio Yamaha, un telo da proiezione motorizzato 5m x 3m.
Il Rooftop, un giardino urbano vista Duomo, costituisce il fiore all’occhiello della location e lo spazio ideale per aperitivi e after party aziendali.
Se abbiamo stuzzicato la tua curiosità, scopri gli ambienti di Spazio IlluMi, cornice perfetta per i tuoi eventi ibridi e non, attraverso la galleria fotografica.
